Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen („Kassengesetz“) aus 2016 wurde die Belegausgabepf licht bei Barzahlungen zum 01.01.2020 eingeführt. Mit dem Kassengesetz verbunden ist gegenüber der Finanzverwaltung auch eine Meldepflicht für die in den Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassensysteme. Bisher war die Meldeverpflichtung von der Finanzverwaltung ausgesetzt. Das ändert sich nun. Die Finanzverwaltung stellt die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 01.01.2025 zur Verfügung. Der Softwarepartner der SHBB/LBV-Gruppe, die DATEV eG, arbeitet noch an einer technischen Umsetzung. Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst:

Welche Kassensysteme sind betroffen?

Alle elektronischen Kassensysteme sind von der Meldepflicht betroffen. Das gilt beispielsweise auch für sogenannte Kassenwaagen. Ebenso sind Taxameter und Wegstreckenzähler zu melden. Nicht betroffen sind offene Ladenkassen.

Welche Fristen sind zu beachten?

Die Meldepflicht von vor dem 01.07.2025 angeschafften elektronischen Kassensystemen ist bis zum 31.07.2025 je Betriebsstätte durchzuführen.

Ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung anzumelden. Dies gilt ebenfalls für ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene elektronische Kassensysteme. Dabei ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems vorher dessen Anschaffung mitzuteilen ist.

Elektronische Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Unternehmen nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist. Anderenfalls können sie unangemeldet bleiben.

Was ist unter einer Betriebsstätte zu verstehen?

Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme stehen den angeschafften elektronischen Kassensystemen gleich.

Eine Betriebsstätte ist grundsätzlich jede Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Das mitzuteilende elektronische Kassensystem ist grundsätzlich der Betriebsstätte zuzuordnen, in der es verwendet wird. Wird ein elektronisches Kassensystem in mehreren Betriebsstätten verwendet, ist es grundsätzlich einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Dies kann zum Beispiel die Stätte der Geschäftsleitung oder die Betriebsstätte, in der es überwiegend verwendet wird, sein. Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern ist das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeuges mitzuteilen.

Die Mitteilungen sind getrennt für jede einzelne Betriebstätte abzugeben. Bei einer Korrektur oder Anpassung (z. B. aufgrund von Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Wechsel der Betriebsstätte eines elektronischen Kassensystems) sind aktualisierte Mitteilungen für die betroffenen Betriebstätten zu übermitteln.

Auch für noch nicht eröffnete Betriebsstätten hat eine Mitteilung zu erfolgen, sofern elektronische Kassensysteme bereits angeschafft worden sind.

Was ist mitzuteilen?

Folgende Informationen sind elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Im Zeitverlauf meldepflichtig sind die Vorgänge „Anmeldung“, „Abmeldung“, „Änderung“ bzw. „Korrektur“ des Kassensystems. Wird eine Kasse außer Betrieb genommen, muss abschließend das Datum der Außerbetriebnahme an das Finanzamt übermittelt werden. Durch die Kassenmeldepflicht will der Gesetzgeber prüfen und sicherstellen, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten.

Wie ist die Seriennummer der TSE aufgebaut?

Jedes elektronische Kassensystem verfügt über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Die Seriennummer ergibt sich aus der Systemdokumentation zum elektronischen Aufzeichnungssystem oder meist aus der Rechnung über die Anschaffung der TSE. Die Seriennummer muss seit 2024 grundsätzlich auf dem Kassenbeleg angegeben werden. Die Seriennummer muss bei der Meldung mit 64 Zeichen als Hexadezimal-Code (ausschließlich Zahlen von 0 bis 9 oder die Buchstaben A – F) angegeben werden.

Wie kann die Meldeverpflichtung erfüllt werden?

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit steht über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 01.01.2025 zur Verfügung. Die Mitteilung kann wie folgt an die Finanzbehörde übermittelt werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.

Die Finanzverwaltung hat zur Meldeverpflichtung eine Ausfüllanleitung veröffentlicht. 

In der Praxis werden sicherlich auch die Kassenaufsteller oder Kassenhersteller unterstützen.

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